Een knalfeest organiseren: hoe begin ik eraan?

Een feest geven is altijd een leuk idee, er is immers altijd wel wat te vieren. Of het nu gaat om een verlovingsfeest, een bruiloft, een verjaardag, een communiefeest of een bedrijfsevenement, een toffe party is altijd welkom. Een feest organiseren is ontzettend leuk maar vergt ook een goede voorbereiding. Je kunt ervoor kiezen om thuis een feestje te organiseren en wat vrienden uit te nodigen. De sfeer is dan intiem en gezellig maar tegelijkertijd kan het wat gewoontjes aanvoelen. Je wilt ook graag eens iets meer – een knalfeest, een echte memorabele avond waarover nog lang nagepraat zal worden. Je brengt al je vrienden, familieleden en collega's samen en maakt er samen een fantastische party van, een feest om nooit meer te vergeten.

Lijkt zo’n knalfeest jou ook tof maar weet je nog niet zo goed waar je moet beginnen? Geen zorgen, in dit artikel geven we je graag tips zodat jouw feest een onvergetelijke party wordt!

Voordat we met het to-dolijstje beginnen, is het van belang dat je voor je zelf een idee hebt hoe de dag van de party er uit zal zien. Maak daarom een schets zodat je een idee hebt van wat je kunt verwachten. Calculeer altijd wat extra tijd in zodat je voorbereid bent op een eventuele uitloop. Een voorbeeld kun je hieronder vinden:
17u30: Ontvangst gasten met een welkomstdrankje
18u30: Speech, gasten persoonlijk welkom heten
18u45: Start diner
20u30: Liveband
21u30: Gasten oproepen om gebruik te maken van Photobooth
23u30: Einde feest

De uitnodiging

Als je een knalfeest gaat organiseren, is het natuurlijk de bedoeling dat mensen tijdig op de hoogte zijn. Het is daarom van groot belang dat je op tijd de uitnodigingen verstuurt. De uitnodiging zet ook direct de toon voor je feest. Beslis eerst of je een e-vite stuurt (een digitale uitnodiging) of een fysieke uitnodiging in de vorm van een afgedrukte kaart. Beide hebben voordelen. Met een e-vite kan je de follow-up makkelijk bijhouden. Je kan namelijk vragen dat de gast per reply laat weten wel of niet aanwezig te zijn. Een uitgeprinte kaart is daarentegen weer leuk omdat die opgehangen kan worden en de gast tot het feest een leuke fysieke reminder heeft. Kijk wat het beste bij jou past.

Stel je gastenlijst samen

Eenmaal je hebt gekozen wat voor uitnodiging je zal versturen, is het tijd om de gastenlijst op te stellen. Wie wil je uitnodigen en wie misschien niet? Wanneer je een gastenlijst maakt is het belangrijk om het gastenaantal te vermenigvuldigen met 1,3. Dit doe je omdat je te allen tijde wel iemand kunt vergeten en je er wel zeker van wilt zijn dat er ruimte voor iedereen is tijdens je feest. Maak de lijst, ontwerp je uitnodiging en stuur ze uit. Vergeet niet de datum van het feest, het adres van de feestlocatie en de aanvangstijd op de uitnodiging te vermelden. Als je een bepaalde dresscode hanteert of je feest een bepaald thema heeft, vermeld dat dan ook op de uitnodiging.

Maak een begroting

Het is belangrijk dat je op voorhand weet wat je te besteden hebt voor de organisatie van je knalfeest. Je wilt na afloop niet voor onverwachte verassingen komen te staan. Eens je berekend hebt welk bedrag je te besteden hebt, moet je uitzoeken hoe je het bedrag zal verdelen. Hierbij hou je onder andere rekening met de volgende zaken: hapjes, drankjes, entertainment, locatie, uitnodigingen, decoratie enzoverder.

Hapjes en drankjes

Bij elk feest horen hapjes en drankjes. Wat je precies serveert, hangt ook af van het type feest. Op een babyborrel serveer je hele andere hapjes en drankjes dan tijdens een bruiloft. Bedenk goed of het een dagevent is of een avondevent? Vindt het event plaats rond lunchtijd of rond dinertijd, zorg er dan voor dat er genoeg te eten is. Je kunt hiervoor een cateraar inhuren zodat je je er verder geen zorgen over hoeft te maken. Probeer wel altijd rekening te houden met de dieetwensen van je gasten. Zorg er in ieder geval voor dat er altijd een vegetarische optie is. Vraag op voorhand ook of er allergieën zijn waarmee je rekening moet houden. Niks is vervelender dan uitgenodigd te worden voor een feest en er heel de avond met een hongergevoel te zitten. Probeer je gasten zoveel mogelijk tegemoet te komen en zorg dat er voor eenieder voldoende lekkers is.

Qua drankjes heb je ook de vrije keuze. Denk na over of je wel of geen alcohol serveert en wat voor andere drankjes je wilt schenken. Ga je voor bier, wijn en fris of voeg je er een leuke interactieve cocktailbar aan toe? Wil je alle gasten verwelkomen met een glas cava of champagne of ga je voor een non-alcoholische optie?

Werk je met een speciaal thema, dan zijn de hapjes en drankjes de perfecte manier om flink uit te pakken. Wil je inspiratie opdoen, kijk dan ook eens op Pinterest,een prachtig beeldend platform met eindeloos veel foto’s. Zo kun je zien hoe je jouw hapjes en drankjes speciaal kunt aankleden en op een leuke en trendy manier kunt serveren.

Entertainment

Op elk feest hoort entertainment. Dat kan je in verschillende vormen aanbieden. Een fijn muziekje op de achtergrond is meestal gewenst. Je kunt er ook voor kiezen om een dj te boeken zodat er gegarandeerd flink gedanst zal worden. Wil je liever geen dj, overweeg dan om een liveband in te huren. Je kunt op voorhand bespreken wat voor soort muziek er gespeeld moeten worden. Ga je voor originele nummers van de band of voor meezingers met een gezellige coverband? Het is allemaal mogelijk.

Entertainment hoeft natuurlijk niet per se in de vorm van muziek. Je kan ook interactieve activiteiten organiseren – denk bijvoorbeeld aan een photobooth. Die kun je inhuren en past in bijna elke partylocatie . Zet er wat toffe accessoires bij en laat je gasten hun gang gaan. Plezierig voor jong en oud en je geeft direct een blijvende herinnering mee aan je gasten. Zo zullen ze je knalfeest nooit meer vergeten!

Decoratie

Decoratie en versieringen zijn een must! Je wilt de locatie waar je je feest organiseert zo leuk mogelijk aankleden. Dit kan je doen met wat slingers, ballonnen en verse bloemen. Organiseer je een themafeest, vergeet dan ook niet om het thema in je decoratie en versieringen terug te laten komen. Let op alle kleine details en zorg dat er een samenhang ontstaat. Als je voor een themakleur gaat, zoals roze, zorg dan dat die goed aanwezig is in de decoratie. Werk met verschillende tinten roze zodat het niet te overheersend wordt, maar de kleur op een fijne manier aanwezig is. Kies bijvoorbeeld voor een zachtroze tafelkleed en felroze pioenrozen. Kies voor ballonnen in verschillende tinten roze en voeg er ook wat witte ballonnen aan toe. Kies ook voor een outfit die bij je thema past. En met een knalfeest mag je best uitpakken dus wees niet bang om op te vallen. Dit is jouw feest en jij bent de ster van de avond!

Locatie

Wanneer je de locatie voor je feest uitkiest, dien je rekening te houden met een aantal zaken. Het is belangrijk dat de ruimte groot genoeg is voor het aantal gasten dat je wil uitnodigen en dat er voldoende parkeergelegenheid is voor alle genodigden. Check ook altijd met de locatie of eigen catering is toegelaten en of de locatie beschikt over een geluidsinstallatie en beamers. De Blauwe Regen heeft verschillende feestzalen waaruit je kunt kiezen.

Een knalfeest organiseren is nog nooit zo makkelijk geweest!

Interesse in onze locatie? Vraag dan meteen jouw gedetailleerd prijsvoorstel aan.